Privacy- en Persoonsgegevensbeleid

Bij Vendlet willen we open zijn over de gegevens die we van u verzamelen. In dit privacy- en persoonsgegevensbeleid vindt u daarom meer informatie over de manier waarop we uw gegevens gebruiken en beschermen, en welke rechten u met betrekking hiertoe heeft. Hieronder beschrijven we daarom welke persoonsgegevens Vendlet van u verzamelt, waarom we deze gegevens verzamelen en waarvoor we ze gebruiken.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle soort gegevens die u als persoon kunnen identificeren. Denk bijvoorbeeld aan uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, functie en foto. 

Beredenering voor het verwerken van persoonsgegevens

Wij verwerken (gebruiken) uw persoonsgegevens wanneer we een afspraak met u moeten maken. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer u een bestelling plaatst of wanneer u contact met ons opneemt via onze website of per mail. Dit is waarop wij uw gegevens voornamelijk gebruiken. 
 
Daarnaast verwerken wij uw gegevens wanneer u hier toestemming voor geeft. Dit betreft bijvoorbeeld het versturen van onze nieuwsmails en het verzamelen van cookies voor marketingdoeleinden, of wanneer u een van onze seminars bijwoont.
 
Vendlet verzamelt nooit informatie over u zonder dat u hier toestemming voor heeft gegeven.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

De bewaartermijn is afhankelijk van de specifieke soort persoonsgegevens, de wettelijke omstandigheden en de wens om u de best mogelijke service te bieden. Betreft het bijvoorbeeld informatie over boekhouding, dan zijn we, volgens de boekhoudwetgeving, verplicht om deze informatie 5 jaar te bewaren. 
 
Bij een actieve klantrelatie bewaren we uw gegevens zo lang als noodzakelijk, zodat we u service kunnen bieden. 
Wanneer u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsmails bewaren we uw gegevens tot u zich afmeldt voor de nieuwsmails. 
 
Lees meer over hoe lang we uw gegevens bewaren in de alinea‘s hieronder.

Waar worden uw persoonsgegevens bewaard?

De gegevens die we van u bewaren staan opgeslagen op beschermde servers in Denemarken. 
Sommige persoonlijke gegevens worden beheerd door een derde partij (gegevensverwerker), die persoonsgegevens namens Vendlet opslaat en verwerkt aan de hand van dit gegevensbeleid en de geldende privacywetgeving.

Openbaarmaking van persoonsgegevens

Of we uw gegevens delen hangt af van het doel waarmee we ze verzameld hebben. 
 
Wanneer we volgens de geldende wetten en regels verplicht zijn om dit te doen, delen we uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen met overheidsinstanties of samenwerkingspartners We delen uw persoonsgegevens nooit met onbevoegde personen en Vendlet verkoopt uw gegevens nooit verder aan andere bedrijven of organisaties.
 
Vendlet heeft gegevensverwerkingsovereenkomsten met alle externe diensten die we gebruiken om uw persoonsgegevens te verwerken. In sommige gevallen gebruikt Vendlet gegevensverwerkers die buiten de EU/EER gevestigd zijn. In dat geval zorgen wij er altijd voor dat de verwerking onderhevig is aan gegevensbescherming, bijvoorbeeld door de standaardovereenkomsten van de EU, het EU-US Privacy Shield of een andere soortgelijke regeling. 

Beveiliging van de verwerking

Bij Vendlet streven we ernaar dat de verwerking van uw persoonsgegevens op een veilige en verklaarbare manier plaatsvindt. We nemen inbreuk op privacy en datalekken zeer serieus. Daarom hebben we verschillende beveiligingsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen.
 
Onze website wordt voortdurend gescand op tekortkomingen wat betreft beveiliging, zodat we eventuele datalekken zo snel mogelijk kunnen voorkomen en onze website daardoor zo veilig mogelijk kunnen maken. 
 
Uw persoonsgegevens worden op ons beveiligde netwerk en onze beveiligde server bewaard en zijn enkel toegankelijk voor een beperkt aantal werknemers, die het recht hebben om dit soort informatie te zien. Bovendien worden deze onderworpen aan ons interne beleid wat betreft persoonsgegevens, dat uw rechten waarborgt en de geldende wetten op dit gebied naleeft.

Procedure bij inbreuk op privacy

Wanneer we (vermoedelijke) inbreuk op de veiligheid ervaren zullen we dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Afhankelijk van de omvang van de inbreuk zullen de personen van wie de persoonsgegevens worden aangetast hiervan op de hoogte worden gesteld.
 
Neem zo snel mogelijk contact met ons op via vendlet@vendlet.dk of per telefoon +45 9631 0050 wanneer u vermoedt dat gegevens die u aan ons verstrekt heeft zijn gelekt.

Doel van het gebruiken van uw persoonsgegevens

Online marketing: Dit bevat zowel het verzenden van onze nieuwsbrief en het plaatsen van cookies op uw apparaat, als online marketing via derden.

Klantenservice: Dit bevat het beantwoorden van vragen in het algemeen, het beheren van service en het repareren van onze producten. 

Administratie: Dit bevat algemene administratie, bijvoorbeeld bij werving.

Nakoming van verkoopgerelateerde verplichtingen: Dit omvat levering, service, klantopvolging, facturering, boekhouding, evenals algemene correspondentie en het beantwoorden van vragen om afspraken met u na te komen.

Hieronder kunt u meer lezen over de specifieke doelen wat betreft het inzamelen van persoonsgegevens en welke informatie we specifiek voor welk doel verzamelen.

Online marketing

Vendlet verwerkt uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden. Dit betreft o.a. uw naam, contactinformatie, postcode en beroep. Dit gebeurt alleen wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven, bijvoorbeeld door cookies te accepteren tijdens een bezoek op onze website of wanneer u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsmails, zowel online als door het invullen van een formulier.

Cookies

www.vendlet.nl maakt gebruik van cookies. Cookies bestaan uit een tekstbestand dat wordt opgeslagen door uw browser, waardoor uw computer, mobiele telefoon of tablet wordt herkend. Sommige cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken. Cookies maken het voor de bezoekers van onze website bijvoorbeeld mogelijk om items aan hun winkelmandje toe te voegen, en voor ons om statistieken en dataverkeer te verzamelen en daardoor onze marketing toe te spitsen.

Vendlet verzamelt de volgende gegevens via cookies:

• IP-adres
• Datum van bezoek
• Bezochte pagina's
• Sessietijd
• Browsertype
• Van welke URL u afkomstig bent
• De door u gekozen taalvoorkeur

Daarnaast maakt Vendlet.nl gebruik van een externe service, die cookies verzamelt met betrekking tot webanalyse, marketing en sociale media. Dit geldt onder andere Google, sociale media en MailChimp.

Lees hier meer over de cookies die we gebruiken.

Nieuwsbrief

Wanneer u zich aanmeldt voor Vendlets nieuwsmails verzamelen we de volgende persoonsgegevens van u: naam, e-mailadres, werkgever, postcode en functietitel.
 
We vragen deze informatie van u om onze nieuwsmails aan u te kunnen personaliseren. We gebruiken uw functietitel bijvoorbeeld om u nieuws te sturen dat relevant kan zijn voor uw beroep, maar ook om u NIET de nieuwsmails te sturen die niet relevant voor u zijn. 
 
Ons mailsysteem (MailChimp) verzamelt geanonimiseerde informatie over uw gebruik van onze nieuwsmails, zoals het feit of u onze mails opent, hoe lang ze geopend zijn, wanneer de e-mail verwijderd wordt en of u op links klikt. Deze informatie gebruiken we om onze service te verbeteren, zodat we de inhoud nog meer kunnen targeten en aanpassen aan de interesses van de ontvanger.
 
Uw persoonsgegevens worden bewaard tot u zich afmeldt voor onze nieuwsbrief. Wanneer u bent afgemeld wordt u verwijderd van onze lijst met abonnees. U kunt zich altijd afmelden via een link onderaan alle nieuwsmails.
 
We wisselen deze informatie uit met het bedrijf MailChimp, wat het systeem is dat we gebruiken voor het versturen van onze nieuwsbrieven. Uw gegevens worden overgebracht naar de Verenigde Staten, omdat MailChimp een server gebruikt die zich in dit land bevindt. De Verenigde Staten staat op de EU-lijst van landen met een toereikend niveau wat betreft bescherming van persoonsgegevens, aangezien de Verenigde Staten een afspraak heeft met de EU (de Privacy Shield-overeenkomst), die sterke eisen stelt wat betreft databescherming en beveiligingsmaatregelen.

Klantenservice

Contactformulieren

Wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website verzamelen we de volgende gegevens van u: naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw vraag/opmerking.
 
We verzamelen deze gegevens enkel en alleen om uw vraag te kunnen beantwoorden. We gebruiken deze gegevens nooit voor andere doeleinden, behalve wanneer u ons hier om vraagt. 
 
Wanneer u ons een bericht stuurt via onze website wordt dit doorgestuurd naar onze interne verkoopafdeling, die het doorstuurt naar de juiste persoon. 
 
Ons systeem bewaart uit veiligheidsredenen automatisch een back-up van deze gegevens, totdat u zelf vraagt om deze te verwijderen. We gebruiken deze gegevens nergens anders voor dan voor het beantwoorden van uw vraag. 

Administratie

Aanstelling en sollicitatie

Openstaande vacatures

Wanneer u bij ons solliciteert en uw cv instuurt verwijderen wij deze gegevens wanneer de vacature is ingevuld. Als u later in aanmerking wil komen voor een andere functie moet u ons daarom opnieuw solliciteren en uw cv sturen. Wanneer wij uw gegevens willen bewaren nemen wij contact met u op om hier schriftelijke toestemming voor te verkrijgen.
 
Als u uw sollicitatie per mail naar solliciteren@vendlet.nl heeft gestuurd wordt uw mail verwijderd. Slechts enkele medewerkers hebben toegang tot dit mailaccount.

Open sollicitaties

Wanneer u een open sollicitatie stuurt en uw cv direct naar een medewerker mailt, zal deze worden doorgestuurd naar ansog@vendlet.dk. Hierna verwijdert de medewerker uw sollicitatie uit zijn of haar inbox en uit de prullenbak. Uw sollicitatie zal, wanneer deze relevant is, vervolgens worden verwerkt door het managementteam van Vendlet. Hierna wordt uw sollicitatie en cv verwijderd uit ons mailsysteem, behalve wanneer we contact met u opnemen voor toestemming om uw gegevens te bewaren.

Nakoming van verkoopgerelateerde verplichtingen

Online bestellingen - Handelsvoorwaarden voor particuliere aankopen

Wanneer u als particulier goederen online koopt, registreren wij de volgende aankoopgegevens:

• Bestelnummer
• Details van het gekochte artikel
• Vermelding van de wijze van betaling
• Naam, telefoonnummer en e-mailadres
• Factuur en leveringsadres / leveringswijze
• Eventuele mededelingen in verband met de aankoop

Wij bieden de volgende betaalmethoden voor online aankopen:

• Creditcard
• MobilePay

Om de betaling te voltooien, leggen wij de door u verstrekte betalingsgegevens vast. Wij ontvangen aanvullende betalingsgegevens van onze externe betalingsdienstaanbieders met wie wij samenwerken bij de uitvoering van de betaling. Wij geven alleen gegevens door aan betalingsdienstaanbieders die nodig zijn voor de verwerking van betalingen 

Online bestellingen - Handelsvoorwaarden voor zakelijke aankopen

Wanneer u als bedrijf/openbare entiteit online een bestelling plaatst, registreren wij de volgende gegevens:

• Bestelnummer
• Details van het bestelde artikel
• Referentie- of ordernummer (als u wilt dat wij die op de factuur zetten)
• Naam gebruiker/cliënt (als u wilt dat wij die op de factuur zetten)
• Naam, telefoonnummer en e-mailadres van de besteller
• Factuur- en leveringsadres
• Eventuele berichten in verband met de bestelling

Wanneer u uw bestelling via onze website verzendt, wordt deze doorgestuurd naar onze interne verkoopafdeling, waarna deze in ons financiële systeem wordt ingevoerd. Van hieruit worden uw gegevens verwerkt, zodat wij uw bestelling kunnen uitvoeren.

Wij vragen om deze informatie om uw bestelling te kunnen factureren en boeken. De informatie die nodig is om uw bestelling te factureren, verschilt van klant tot klant. Dit omvat onder andere gebruikers-/cliëntinformatie waarvan sommige klanten willen dat wij die op de factuur vermelden. Wij verzamelen deze gegevens derhalve om te kunnen voldoen aan een klantspecifieke behoefte bij de facturering waarbij verstrekking van de informatie op vrijwillige basis geschiedt.

Ons systeem bewaart om veiligheidsredenen automatisch een back-up van deze informatie totdat u deze zelf intrekt. Wij gebruiken deze informatie voor geen enkel ander doel dan om uw bestelling te voltooien.

Uw rechten

Op grond van de Verordening Gegevensbescherming heeft u een aantal rechten wat betreft de gegevens die wij van u verwerken. Bij Vendlet respecteren wij deze rechten volledig, waarover u hieronder meer kunt lezen. 

Het recht op inzage: U heeft het recht om te weten welke gegevens we over u bewaren/verwerken.
 
Het recht tot antwoord: U heeft het recht om onjuiste informatie aangepast te krijgen.  
 
Het recht om vergeten te worden: U heeft het recht om de gegevens die wij van u bewaard hebben te laten verwijderen uit ons systeem. 
 
Het recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om zelf te bepalen voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens mogen gebruiken.
 
Het recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit): U heeft het recht om uw eigen persoonsgegevens te ontvangen in een overzichtelijk en (machinaal) leesbaar bestand en om uw gegevens over te dragen van de ene naar de andere gegevensbeheerder. U heeft ook het recht om ons te vragen om de persoonsgegevens die wij van u hebben over te dragen aan een ander bedrijf of een andere organisatie. 
 
Het recht om toestemming in te trekken: U heeft op elk gewenst moment het recht om uw toestemming in te trekken. Dit heeft geen invloed op eerdere verwerking van uw persoonsgegevens door ons, maar wordt van kracht vanaf het moment dat u uw toestemming intrekt. 
 
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer u het niet eens bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens behandelen. 

Indienen van klachten

Wanneer u gebruik wenst te maken van een van bovenstaande rechten kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.
 
Vendlet B.V.
Einsteinweg 11H-J
3225LT Hellevoetsluis
vendlet@vendlet.nl
 
De klacht moet de volgende gegevens bevatten:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Een gedetailleerde beschrijving van de klacht

We zullen uw klacht vervolgens binnen een redelijk termijn verwerken. 
 
U kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.